СОД Sarex для эффективной работы технического заказчика «Спектрум»

‍

‍

«Спектрум» — крупнейшая инжиниринговая компания, которая оказывает услуги комплексного проектирования, технического заказчика и EPCM-подрядчика. Одним и ключевых направлений компании является консультирование с продуктами ФТА и ФТМ для технического сопровождения проектного финансирования со стороны кредитных организаций. «Спектрум» на российском рынке с 1998 года и реализовал более 1500 проектов в 85 регионах РФ. Среди проектов, на которых компания выступила техническим заказчиком, — телевизионный комплекс АО «Телекомпания НТВ», аэропорт Магадан, гостиница на Марсовом поле, жилой комплекс Homecity и другие.
‍

Компания «Спектрум», как и многие другие организации, длительное время использовала в том числе зарубежные системы управления общими данными (СОД) для оптимизации взаимодействия с клиентами, проектными командами и партнерами, или пользовалась системами, которые уже были развернуты у клиентов. Одной из таких систем была западная платформа Aconex, а также решения от других иностранных и российских поставщиков. Однако после ухода ряда зарубежных вендоров с российского рынка перед компанией, в частности перед направлением технического заказчика, встал вопрос о критическом значении поиска решения с оптимальным подходом в ценообразовании, удобным и современным интерфейсом, гибким конструктором.

Переход к новой российской СОД был не просто желательным, а необходимым шагом для обеспечения непрерывности бизнес-процессов. Екатерина Шагина, менеджер проектов цифровизации «Спектрум», подчеркивает, что целью миграции было не только воспроизведение функционала предыдущих СОД, но и значительное улучшение эффективности работы. В частности, планировалась автоматизация процесса согласования исполнительной документации и подтверждения объемов выполненных работ. Использование электронной почты и бумажного документооборота, по словам специалиста, являлось неэффективным и не соответствовало масштабам проектов компании.

Отказ от использования систем управления общими данными даже после ухода иностранных вендоров «Спектрум» не рассматривал. Оксана Кочуровская, руководитель группы ассистентов и координаторов в строительстве «Спектрум», подчеркивает колоссальный поток входящей документации, требующей тщательной проверки и учёта. Она приводит наглядный пример: согласование одного комплекта рабочей документации может пройти от 3 до 12 ревизий, а общее количество комплектов на проектах варьируется от 200 до 300 шт. в зависимости от сложности и типа проекта. Учитывая большое количество участников в проектах, критически важным являлось обеспечение единой информационной среды, где все участники имели бы доступ к актуальной информации. Отсутствие такой среды приводит к значительным потерям времени на координацию и решение сопутствующих задач, что в конечном итоге отразится на финансовых результатах компании.

Внедрение лучших практик

Статус СОД как обязательного элемента IT-инфраструктуры технического заказчика закрепила ассоциация «Национальное объединение технических заказчиков» (НОТЕХ), которая собрала и проанализировала лучшие мировые подходы для повышения качества услуг в этой области. Ассоциация разработала карту обязательных цифровых процессов технического заказчика, на которой СОД уверенно заняла свое место. «Спектрум», член НОТЕХ, принимал участие в формировании и апробации карты цифровых компетенций, опираясь на свой многолетний опыт, формируя как собственную стратегию цифрового развития, так и стратегию для других крупных игроков отрасли. Применение СОД стало для компании обязательной практикой, обеспечивающей эффективную работу на каждом этапе реализации проекта. 

Новая СОД для «Спектрум» 

Обновление среды общих данных в «Спектрум» для направления технического заказчика проходило в два этапа. На первом этапе специалисты отдела цифровизации, отвечающего за проект выбора и внедрения СОД, составили шорт-лист отечественных решений, соответствующих базовым требованиям компании. 

К критически важным требованиям отнесли следующие: 

Гибкость настроек системы. Предполагалось, что систему необходимо быстро развернуть под требуемые бизнес-процессы, причем сделать это самостоятельно, без привлечения технической поддержки вендора.

Комфортная лицензионная политика. Возможность подключать большое количество как внутренних, так и сторонних пользователей, а также разворачивать решение на собственных мощностях. На основе данных критериев «Спектрум» отобрал несколько решений класса СОД, эффективность которых была изучена на практике на втором, практическом этапе.

СОД в «полевых условиях»

СОД-решения, вошедшие в шорт-лист, тестировали представители нескольких ролей направления технического заказчика «Спектрум»: координаторы, ГИПы, эксперты по проектным разделам, сотрудники отдела цифровизации.

«Мы собирали фокус-группы, состоящие из сотрудников разных направлений, для широкого обсуждения рабочих процессов, которые можно автоматизировать с помощью СОД, – рассказывает Екатерина Шагина. – Затем тестировали каждое из решений, вошедших в шорт-лист, изучали, насколько просто выполнять в нем задачи». 

Каждую СОД, прошедшую на этот этап, оценивали по целому ряду критериев:

Общие критерии. К ним специалисты «Спектрум» отнесли удобство управления файлами, документооборота и непосредственно функции PDM (Product Data Management), в которую входили: конструктор процессов, версионность информационных контейнеров и файлов, сравнение версий документов. Также в рамках оценки общих критериев рассматривали удобство постановки замечаний, согласований, настройки уведомлений с отправкой в почту, оценивали достаточность форматов файлов, которые можно просматривать с помощью системы. 

Возможность интеграции системы с внутренними программами «Спектрум». Наличие открытого или частично открытого API. 

QR-коды, ЭЦП и штамп ВПР. Возможность контроля и мгновенного подтверждения с их помощью актуальности находящейся на строительной площадке документации.
‍

Возможность работы с BIM-моделью. Работа основных производственных подразделений «Спектрум», а также реализации объектов, которыми «Спектрум» управляет как технический заказчик, ведется на базе технологии информационного моделирования. Соответственно, СОД-решения должны были допускать взаимодействие с моделями в исходных форматах, обеспечивать просмотр модели и свойств ее элементов напрямую в браузере.

Удобный дружелюбный интерфейс. Предполагалось, что он будет представлять собой систему-конструктор, которую можно донастроить под непосредственные задачи пользователей. Интерфейс должен позволять проводить поиск по атрибутам в системе и в целом быть «рабочим» и удобным.

Инструменты аналитики. Необходимо, чтобы пользователи имели возможность формировать наглядные дашборды прямо в системе. 

По результатам практического тестирования лучшие оценки специалистов получила СОД Sareх, что определило итоговый выбор решения.

Интеграция СОД Sarex

После утверждения Sarex в качестве СОД для выполнения работ технического заказчика отдел цифровизации «Спектрум» выделил пилотную группу специалистов, которой предстояло первой использовать Sarex на рабочих проектах компании. Также перед группой стояла задача создать сценарий использования Sareх, адаптированный под нужды службы технического заказчика. Сценарий включал в себя следующие процессы:

– подключение пользователей; 

– работа с документацией, которую планируется согласовывать и проводить через СОД;

– создание цепочек согласований в соответствии с принятыми на проекте бизнес-процессами под каждый тип документов.

Параллельно осуществлялась настройка системы на основе бизнес-процессов «Спектрум», проводились подключение и обучение пользователей.

Оставьте заявку на демо Среды общих данных Sarex

Пилотный проект

Одним из «пилотов» стал проект по строительству колесопрокатного цеха. Он реализовывался в рамках масштабной реконструкции производственных мощностей компании. На конец 2024 года «Спектрум» выступал на проекте в качестве технического заказчика.

Основной задачей СОД Sarex была организация единого пространства для взаимодействия большого числа контрагентов, работающих на проекте. Помимо «Спектрум» в процесс были вовлечены сотрудники генерального проектировщика, управляющей компании, генерального заказчика, генерального подрядчика и ряд субподрядных организаций, которые так или иначе участвовали в системе документооборота, – всего около 45 человек. Все специалисты, подключенные к СОД, должны были иметь доступ к актуальной версии документов, получать замечания и давать на них ответы в системе.

«Мы намеренно выбрали для пилота проект, который находился на самой начальной стадии, – у нас было достаточно времени, чтобы отладить систему, провести обучение, отработать возражения сотрудников, – рассказывает Екатерина Шагина. – Для начала мы определили, какая документация будет согласовываться через Sarex. Продумали процесс согласования под каждый тип документа и создали шаблоны этих процессов с указанием ответственных на каждом шаге. Группы пользователей были разграничены по выполняемой ими функции. Мы определили, кто из них играет роль исполнителя – загружает документацию и далее отслеживает ее статус, — и кто проверяет/согласовывает документацию. Для каждой группы пользователей сформировали инструкции. Также обязательными этапами было проведение обучающих встреч – отдельных для сотрудников, представляющих каждую функциональную группу. Особую роль в пилотном проекте играли координаторы проекта со стороны «Спектрум». Они наблюдали за процессом загрузки документации и при необходимости разъясняли пользователям принцип работы в СОД или инициировали дополнительное обучение».

Итоги внедрения

Главным критерием для оценки эффективности стала положительная динамика числа запущенных согласований и замечаний, созданных в СОД. Спустя три месяца после начала пилота (октябрь 2024 года) было +366 согласований и +694 замечания в системе.

«Мы видим прямую связь между интенсивностью использования СОД и временем, которое тратят на выполнение задач сотрудники, работающие в системе, поэтому главными показателями успешности внедрения мы считаем сокращение времени на проверку документации и отработку замечаний при увеличении объема замечаний, проходящих через платформу и оставляющих цифровой след», – уточняет Екатерина Шагина.

‍
Параллельно с внедрением СОД на ранее упомянутом проекте колесопрокатного цеха «Спектрум» запустил еще два аналогичных пилота с использованием Sarex. На них были сформированы инструкции по пошаговому разворачиванию СОД на проектах технического заказчика «Спектрум». К осени 2024 года решение прошло стадию обкатки, теперь каждый новый проект технического заказчика компания выполняет в среде Sarex.

«С момента старта проекта интеграции в июне 2024 года мы видим планомерный рост взаимодействия в среде Sarex, – говорит Екатерина Шагина. – Мы добились снижения трудозатрат координаторов до 100% по задачам формирования текущего статуса согласований, оповещения команды, ведения реестра замечаний. Все это система делает за вас – и это отличная автоматизация. Также благодаря открытым API Sarex мы можем получать данные из системы напрямую и интегрировать их в собственные проектные дашборды». 

По результатам первых шести месяцев работы в Sarex сотрудники департамента технического заказчика «Спектрум» сформулировали ключевые преимущества платформы.

Департамент технического заказчика в целом. Прозрачность, вовлеченность всех участников в систему, объединение информации в единой системе и как результат – сохранение «цифрового следа» действий каждого из участников.

Координатор проекта Екатерина Пименова: «Легкость и интуитивная понятность инструментария СОД при работе с проектными данными, удобный контроль актуальности документов. Сокращение времени на решение основных задач, связанных с координацией рабочих процессов по управлению информацией на проекте технического заказчика, на 80-100%». 

Сотрудники стройплощадки, строительный контроль. Автоматизация получения достоверной информации за счет гибкости настроек процесса. Возможность разграничения прав доступа, что исключает работу с неактуальной информацией и гарантирует сохранность данных. 

Эксперт по приему документации КР (конструктивные решения) Ольга Коваленко: «Удобный функционал для сравнения версий. Реестр со списком замечаний в привязке к конкретному документу, позволяющий четко следить за статусом их выполнения и экономящий время. Продуманный инструментарий для контроля за движениями согласований по проекту, автоматические уведомления-напоминания».

Оставьте заявку на демо Среды общих данных Sarex