Работа с документацией в рамках строительных проектов – многогранный процесс, требующий ряда итераций проверок и согласований. Если информация хранится в разных системах, а отчеты формируются вручную, управление этим процессом становится хаотичным и неконтролируемым. В результате сроки проекта срываются, и компании несут финансовые потери.

‍

Как повысить качество работы над проектами в СОД

Среда общих данных (СОД) — это цифровое пространство, где хранится, обрабатывается и согласуется вся инженерно-техническая документация. Такая среда объединяет всех участников строительного проекта — от заказчиков до исполнителей — и обеспечивает прозрачность на каждом его этапе. Благодаря СОД документы хранятся упорядоченно, замечания проставляются и отрабатываются централизованно, а согласования проходят по автоматизированным маршрутам.

‍

При этом в СОД работает большое количество участников проекта и на определенных этапах важно своевременно видеть и устранять «узкие горлышки» в процессах согласований: понимать, в каких местах уже происходят или вот-вот произойдут задержки, кто на них влияет, и как привести ситуацию в норму. Руководители проектов, которые как правило в СОД только загружают и согласовывают документы, подобных ситуаций не видят, что постепенно приводит к потере контроля и увеличению операционных рисков. Решить эту проблему поможет BI-аналитика.

BI-аналитика как осознанный подход к управлению процессами

В среде общих данных хранится и обрабатывается огромное количество сущностей (данных), таких как: документы, чертежи, спецификации, акты, договоры, BIM-модели зданий и инфраструктуры, облака точек, замечания, согласования и т.д. Их взаимодействие формирует многомерные связи, которые позволяют проводить глубокую аналитику процессов. Однако для этого требуются специализированные BI-инструменты.

Представим, что у специалиста 500 документов на согласовании. В СОД он может отфильтровать их по статусам, но это не дает полной картины, а BI-дашборды позволят сразу же увидеть:

• какие документы находятся в риске просрочки;
• кто отвечает за текущие или потенциальные задержки;
• какие отделы и подрядчики работают быстрее или медленнее.

Это помогает оперативно и своевременно принимать взвешенные решения и исключать срывы сроков проекта. Дополнительно BI-дашборды в СОД помогают в режиме реального времени с любого устройства:

• отслеживать статусы согласования документации – какие процессы зависли, и кто их ведет;
• оценивать эффективность работы всех участников – кто укладывается в сроки, а кто нет; кто с какой активностью функционирует;
• контролировать ключевые метрики проекта – система рассчитывает количество активных процессов, число замечаний, долю просроченных документов и среднее время согласования.
  ‍

Таким образом, BI-аналитика позволяет видеть «картину» происходящего в проекте полностью, что в свою очередь помогает сокращать сроки согласований, избегать ошибок в процессе и прогнозировать риски. В результате:

• руководители получают налаженные процессы работы с документацией с визуализацией ситуации в режиме реального времени всего за пару кликов - это помогает им быстро выявлять слабые места и своевременно принимать верные решения;
• менеджеры получают контроль над процессами на всех этапах проекта - когда что-то идет не по плану, они могут оперативно вмешаться и внести соответствующие коррективы;
• компании исключают срывы сроков и оптимизируют свои ресурсы.

С 2025 года в популярной российской СОД Sarex стали доступны такие BI-дашборды. Теперь пользователи продукта могут не просто работать с документацией в цифровом пространстве, но также получать детализированную аналитику по работе участников проекта.