В проектах компании GloraX, даже при наличии замкнутого цикла передачи, согласования документации и обмена замечаниями, оставался блок промежуточных коммуникаций. Ранее его решали через Outlook, мессенджеры и другие каналы, где часть договоренностей могла теряться, а также отсутствовала возможность ссылаться на эти договоренности, если дело доходило до разрешения спорных ситуаций.
Инструмент «Запросы» (RFI) в СОД Sarex полностью закрывает эту задачу, предоставляя специалистам функционал для взаимодействия как внутри компании, так и с подрядчиками — в рамках единой экосистемы продуктов.
Как работают «Запросы» в СОД Sarex
Функционал позволяет подрядчикам и внутренним подразделениям фиксировать запросы к рабочей группе проекта — на получение дополнительной информации, уточнение исходных данных или разъяснение проектных решений. Каждый запрос имеет все ключевые признаки задачи:
- текущий статус;
- назначенных ответственных;
- сроки исполнения;
- историю изменений и зафиксированный результат.
Переписка между автором и ответственным ведется в единой карточке запроса с возможностью прикрепления файлов и ссылок на любую сущность в Sarex. После получения ответа запрос закрывается, а все данные сохраняются в системе для последующего переиспользования.
Реальная ситуация на проекте GloraX
В процессе монтажа на строительной площадке одного из объектов GloraX подрядчик столкнулся с типичной ситуацией: в рабочей документации был недостаточно подробно представлен узел примыкания.
Обращение было направлено ГИПу, который подключил архитектора-проектировщика для подготовки разъяснения. Архитектор подготовил уточнение и приложил файл с доработанным узлом прямо к карточке запроса. После проверки и подтверждения решения — запрос был закрыт, а вся переписка сохранена в платформе.
В результате было получено решение для продолжения работ, а если в будущем потребуется вернуться к обсуждению, запрос может быть запущен заново.
Преимущества RFI для девелопера
Применяя в своей ежедневной работе инструмент «Запросы» в СОД Sarex, специалисты GloraX выделяют несколько важных преимуществ.
- Все запросы и решения — в одном месте. Все официальные вопросы и ответы хранятся централизованно. Новые сотрудники быстро находят необходимую информацию без поиска по почте и мессенджерам. При смене команды ничего не теряется: достаточно выдать сотруднику роль — и он видит всю историю запросов и принятых до него решений.
- Единый формат и прозрачные правила взаимодействия. Запросы оформляются в единой карточке по утвержденной форме. Это исключает устные договоренности и разрозненную переписку: все решения фиксируются официально и доступны всем участникам процесса.
- Снижение риска ошибок. Формализованный запрос исключает потерянные сообщения и неоднозначные трактовки. Все уточнения сохраняются в системе, что снижает риск неверных решений.
- Полная прозрачность процессов. Видны статусы запросов, сроки, ответственные и вся история изменений. Это обеспечивает полное понимание текущего состояния и хода согласований.
- Контроль динамики и качества работ. История запросов позволяет отслеживать динамику обработки и выявлять узкие места. Например, если подрядчик или ответственный специалист систематически затягивает ответы, это становится очевидно и дает основу для управленческих решений.
- В случае спорных ситуаций — однозначные доказательства в суде с подрядчиком. Закрепление коммуникации через Sarex на договорной основе позволяет однозначно фиксировать выданную информацию и при необходимости использовать данные системы в свою пользу.
- Аналитика и развитие стандартов компании. Система позволяет анализировать наиболее частые типы запросов — например, по отделочным решениям или работам, не включенным в проектную документацию. Эти данные можно использовать для развития корпоративных стандартов и заранее учитывать типовые вопросы, снижая количество подобных запросов в будущем.
Использование инструмента «Запросы» СОД Sarex обеспечивает системный инструмент для фиксации промежуточных коммуникаций, сохранения истории принятых решений и поддержания стандартизированных процессов работы с запросами на всех этапах проекта.
