В проектах компании GloraX этап передачи документации от одного подразделения другому со временем превратился в узкое место. Выстроенная цепочка согласований начала работать против команды: вместо простой фиксации результата возник ряд последовательных согласований с разными ролями и сценариями. Специалисты путались в маршрутах, администраторам приходилось поддерживать множество рабочих процессов, а термин «согласование» применялся даже в тех случаях, когда, по сути, требовалось лишь зафиксировать факт передачи комплекта документации.

С помощью инструмента «Передача документации» в Среде общих данных Sarex девелопер выстроил единый однозначный и понятный процесс. Разграничение передач и согласований, а также дополнительные автоматизации снизили нагрузку на специалистов и вернули управляемость всей цепочке работы с документацией.

Как работает «Передача документации» в СОД Sarex

Приемка, передача и согласование документов в рамках экосистемы Sarex взаимосвязаны, что позволяет одной завершенной операции становиться отправной точкой для другой. Каждое действие сохраняет свое назначение: передача фиксирует факт отправки комплекта с последующим принятием, а согласование подтверждает выполненную проверку документации. 

Для упрощения работы применяются шаблоны передач: параметры для типовых сценариев настраиваются заранее — пользователю не нужно вручную выбирать получателей, указывать сроки и условия. Согласование может запускаться прямо из завершенной передачи, а завершенное согласование может создавать новую передачу, обеспечивая официальное оформление документации без ручного копирования. Двусторонняя связь передачи и согласования формирует сквозную историю движения документации.

Как раньше передавались документы в проектах GloraX

До внедрения новой логики проектировщик загружал документацию и инициировал согласование. Документы проходили экспертов, утверждались ГИПом, после чего запускался отдельный процесс передачи в ПТО и инженеру строительного контроля, а затем — подрядчику. Каждый шаг требовал выбора корректного рабочего процесса, конечного получателя, сроков передачи.

При такой логике специалисты могли выбрать неверный маршрут, забыть запустить следующий этап или выйти за рамки договорных сроков. Даже при фиксации всех действий важной задачей для улучшения процесса стало управление их последовательностью и получение четкой границы между согласованием и передачей результата.

Как теперь передаются документы в проектах GloraX

Ключевым изменением стало разделение согласования и передачи документации. Передача перестала рассматриваться как разновидность согласования и была выделена в самостоятельный процесс с одной задачей — зафиксировать факт передачи документации от одной стороны к другой.

Проектировщику достаточно загрузить документацию в СОД Sarex и отправить ее на передачу заказчику. Ему не нужно выбирать тип согласования или разбираться во внутренних регламентах. Экосистема сама фиксирует факт передачи, состав комплекта, версию и дату, а также генерирует акт приема-передачи — этого достаточно для юридического и процессного контроля.

После приема передачи ответственность переходит к ГИПу, который запускает согласование внутри компании по заранее определенному маршруту.

Также отдельно организована передача между внутренними подразделениями — от ГИПа в ПТО и инженеру строительного контроля. Здесь ручное принятие документации не требуется.

Система фиксирует факт передачи и учитывает договорные сроки принятия. Если подрядчик не подтверждает прием, документация считается принятой автоматически. Это позволяет контролировать исполнение обязательств без ручных напоминаний.

Факт использования экосистемы Sarex, а также форма актов, которые в ней генерируются, указаны в договорах на проектирование с внешними контрагентами и в договорах между Застройщиком, Техническим заказчиком и Генеральным подрядчиком. Это позволяет использовать СОД Sarex как единый источник фиксации передачи результата работ, не прибегая к бумажным актам или почте.

Итог

Применение инструмента «Передача документации» в СОД Sarex позволило сделать процесс полностью самостоятельным, отдельным от согласовательного контура. Это в свою очередь позволяет всегда фиксировать факт принятия документации и оперативно передавать документацию экспертам и в «рабочку».

Как итог, процесс согласования документации в проектах GloraX ускорился в 2 раза за счет исключения задержек на промежуточных этапах.