О том, как в компании менялся процесс проверки документации, и к каким результатам удалось прийти после внедрения нового функционала, делится генеральный директор «Галс-Цифра» Андрей Чернуха.

От ручных проверок — к автоматизированному процессу

До внедрения чек-листов результаты проверки инженерно-технической документации фиксировались в отдельных Excel-файлах — специалисты вручную загружали их в соответствующую папку СОД Sarex. Такой подход создавал сразу несколько проблем. 

Во-первых, компания не могла проконтролировать, что чек-лист был заполнен по каждому документу. Во-вторых, отсутствие единых требований к оформлению замечаний затрудняло анализ — каждый специалист формулировал их по-своему. Дополнительные трудозатраты возникали при подготовке BI-отчетности на основе разрозненных Excel-файлов. 

Разработка и внедрение нового функционала

Специалисты «Галс-Девелопмент» подготовили краткий документ с функциональными требованиями, где описали ключевые возможности, которые хотели бы видеть в системе. Не секрет, что Sarex развивают СОД, в том числе, на основе обратной связи и пожеланий от пользователей, поэтому запрос на разработку не заставил себя долго ждать. 

«В процессе разработки команда Sarex организовала несколько уточняющих ВКС, что позволило нам совместно скорректировать отдельные нюансы и сделать финальный продукт максимально удобным для наших задач», — рассказывает Андрей Чернуха.

Встраивание нового функционала в текущие процессы прошло без сложностей. Техподдержка вендора полностью взяла на себя внесение чек-листов в систему. Новый функционал был успешно протестирован на одном из пилотных проектов девелопера, после чего масштабирован на остальные проекты. 

Как теперь проходит проверка документации ‍

Первый этап — настройка администратором проекта. На этапе запуска согласования документации администратор или руководитель проекта выбирает в интерфейсе СОД Sarex нужный чек‑лист из библиотеки шаблонов или же создает новый — под конкретную задачу, после чего включает для него обязательный флаг заполнения. Одновременно специалист закрепляет этот чек‑лист за конкретным проверяющим — например, за главным инженером или экспертом по разделам. Система автоматически привязывает чек‑лист к маршруту согласования, и без его заполнения дальнейшее движение документа становится невозможным.

Второй этап — работа проверяющего. Когда документ поступает на согласование к назначенному специалисту, тот видит в своей рабочей панели не только сам файл, но и активный чек‑лист, встроенный прямо в интерфейс просмотра. Проверяющий последовательно отвечает на вопросы чек‑листа — например: «Соответствует ли состав разделов требованиям?», «Проверены ли нагрузки?», «Есть ли замечания по чертежам?». Все поля обязательны для заполнения. При этом система фиксирует время внесения каждого ответа и сохраняет историю изменений. Заполнение происходит параллельно с просмотром документации, что исключает необходимость переключаться между окнами и вручную дублировать данные.

Третий этап — подведение итогов. После того как проверяющий завершает заполнение чек‑листа и нажимает кнопку «Завершить проверку», система автоматически прикрепляет заполненную форму к результатам согласования. На вкладке «История чек‑листов» в карточке документа отображается полный результат проверки: кто заполнял, когда, какие ответы даны, а также итоговый вердикт. 

Этот блок доступен всем участникам процесса — руководителям, авторам документа, другим экспертам, благодаря чему пользователи могут просмотреть историю проверок по каждому документу без поиска по папкам и без запросов к коллегам.

Чек-листы в СОД как неотъемлемая часть согласований

Сегодня функционал чек-листов в СОД Sarex — это неотъемлемая часть проверки документации в «Галс-Девелопмент» по разделам АФК — архитектурно-функциональных конструкций, ПД и РД. Главный профит, который специалисты получают при работе с этим функционалом — существенная экономия времени.

«Специалистам больше не нужно тратить часы на отдельные Excel-файлы, так как механизм органично встроен в рабочий процесс согласования. Мы также решили проблему регулярности заполнения чек-листов — теперь это делается в обязательном порядке. Кроме того, все данные в Sarex структурированы и готовы для формирования BI-отчетов без дополнительной ручной обработки», — делится Андрей Чернуха.

Правила использования чек-листов были включены в обновленную редакцию внутреннего регламента «Галс-Девелопмент» по работе в СОД Sarex, что позволило сразу же закрепить новый стандарт на уровне корпоративной политики и обеспечить единый подход на всех проектах.