СОД для руководителей: 3 направления для контроля проекта

В предыдущих статьях мы подробно рассказали о пользе среды общих данных на примере российского продукта СОД Sareх для ГАПов, ГИПов, прорабов и ИТР, РП, экспертов по проверке документации и координаторов. В этом материале, как и ранее основываясь на беседах с пользователями Sarex, продолжаем тему для руководящих должностей строительных проектов, рассказывая только о самом главном.

И все-таки, зачем СОД руководству?

В строительных компаниях системы управления документацией часто воспринимаются как рабочий инструмент для инженеров и проектировщиков. Через них согласуют версии, хранят файлы и обмениваются чертежами.

Через систему проходит вся критическая информация, в ней фиксируется, что согласовано, что изменилось и кто за это отвечает. Когда данные пересылаются по электронной почте, мессенджерам и хранятся в разрозненных папках, процесс остается невидимым для руководства, они наблюдают только последствия — серьезные ошибки, спорные ситуации и срывы плана — но не понимают, как и где именно все это возникло.

СОД становится ключевым инструментом для руководства в управлении проектом — не способом работы с документацией, а способом контроля хода работ через процессы, которые раньше были скрыты. Ниже разбираем 3 основных направления в продукте, которые обеспечат этой роли комфортный и эффективный контроль проекта любого масштаба.

1. Контроль информации проекта

Стройка — это про постоянное обновление информации: появляются новые версии чертежей, вносятся изменения, добавляются исправления. Если работа ведется не в единой информационной среде, файлы накапливаются, версии становятся неочевидными, операции дублируются, на площадку выпускается неактуальное. 

Для стройки это не просто организационная сложность, а прямой финансовый риск. Если на площадке используют устаревший чертеж, ошибка обнаруживается уже после выполнения работ, а значит требуются переделки, и компания несет дополнительные затраты.

СОД решает эту задачу за счет централизованного хранения данных, структурирования информации и контроля версий файлов. В системе фиксируется история всех изменений, а в работе используется только актуальные документы.

В Sarex это дополнительно поддерживается QR-кодами: при сканировании документа с мобильного устройства открывается информация о его актуальности, за счет чего на площадке исключается работа по устаревшей версии.

2. Контроль подрядчиков и качества работ 

Когда замечания к документации обсуждаются в письмах и чатах, эта информация практически не поддается анализу. Комментарии разбросаны по переписке, часть обсуждений происходит устно, и через несколько недель восстановить полную хронологию общения уже невозможно.

В СОД все замечания фиксируются, привязываются к конкретным документам и сохраняются в истории, что позволяет анализировать взаимодействие и работу специалистов.

В нем видно, какие замечания остаются неустраненными, кто назначен ответственным и на каком этапе находится каждая задача.

За счет фильтрации по подрядчику реестр быстро показывает текущую картину — в каком статусе находятся замечания, и как распределена нагрузка по участникам проекта.

Повторяющиеся замечания показывают системные проблемы: слабые места в проектировании, недостаточную квалификацию специалистов или неэффективные процессы внутри команды.

В Sarex каждый пользователь работает под своей учетной записью, и все действия фиксируются. Это позволяет точно понять, кто согласовывал документ, кто возвращал его на доработку и сколько времени заняла каждая стадия.

3. Контроль процессов и сроков

Когда согласование документов происходит не через систему, сложно оценить, сколько времени занимает процесс. Чтобы понять, где возникла задержка, приходится вручную разбирать переписку и выяснять, кто и когда получил документ.

В СОД согласование проходит по заранее настроенным маршрутам. Документ автоматически передается следующему участнику процесса, а система фиксирует каждое действие.

‍

При необходимости можно опираться на историю изменений — цифровой след, а также данные реестра согласований, чтобы оценить, сколько времени занимает согласование документации и устранение замечаний, а также определить этапы, на которых чаще всего возникают задержки.

Для согласования документов и отработки замечаний устанавливаются регламентные сроки, а при их нарушении задача автоматически получает статус просроченной. 

Таким образом у руководства появляется возможность увидеть узкие места в процессе  например, становится понятно, какие подразделения перегружены или на каком этапе документы задерживаются дольше всего.

Sarex для руководства — больше, чем СОД

Для многих компаний внедрение СОД становится первым шагом к управлению строительством в цифровой среде. Однако документооборот — это только одна часть строительного проекта. Помимо него существуют и другие ключевые процессы, такие как:

• календарно-сетевое планирование;
• строительный контроль;
• мониторинг прогресса.

Если для каждого из этих процессов использовать отдельные системы, компания столкнется с новой проблемой — интеграцией между ними, тем самым «зоопарком» систем, о котором так много говорят. В этом случае, станет необходимо администрировать несколько решений, настраивать обмен данными и поддерживать связь между ними.

В Sarex все плановые и фактические данные и процессы строительства «живут» в едином цифровом пространстве с соответствующими взаимосвязями. Это дает руководству целостное представление о проекте, предоставляя возможность увидеть не только сами документы, но и то, как они влияют на сроки работ и реальной ситуацией на площадке.